Et godt referat

Der skal skrives referat fra både afdelingsmøder og bestyrelsesmøder. Hent wordskabelon til referat.

Ifølge loven skal begge dele gøres tilgængelige for afdelingens beboere. Når I har skrevet referatet, skal bestyrelsen eller en medarbejder i selskabet derfor uploade det til bosj.dk.

Vi anbefaler, at I skriver beslutningsreferater - dvs. at referenten skriver hvilke beslutninger, der er truffet, og ikke beskriver alle diskussioner i referatet.

Her er en række anbefalinger til, hvad et referat bør indeholde, og hvordan det skal struktureres.

1. Dagsorden og deltagere

Øverst i referatet skriver I dagsordenen for mødet og noterer navnene på deltagerne (ved et afdelingsmøde er det dog ikke nødvendigt at skrive navnene). Husk også at skrive, om det er et afdelingsmøde eller bestyrelsesmøde.

2. Lav et afsnit for hvert punkt på dagsordenen

Lav en tydelig markering af hvilken del af referatet, der hører til de enkelte punkter på dagsordenen. Brug for eksempel numrene på dagsordenens punkter i referatet, så det er let at se, hvad der blev talt om under de enkelte punkter. Husk også, at referatet skal kunne læses af personer, som ikke har set indkaldelsen.

3. Konkludér på hvert enkelt emne

Sørg for at afslutte hvert punkt på dagsordenen med at konkludere, hvad der skal ske fremover. Er der truffet en beslutning? Hvis ja, hvilken? Er der noget, der skal undersøges nærmere? Hvis ja, af hvem? Skal der følges op på sagen? Hvis ja, hvornår?

4. Skriv kort og præcist

Et referat skal give læseren et hurtigt overblik over, hvad der blev besluttet på mødet. Skriv derfor kun ting, der er relevant for mødets dagsorden, eller hvis der pludselig opstod en spændende diskussion, som I ønsker at følge op på. Undlad egne kommentarer og meninger i referatet.

5. Kun navne på bestyrelse, kandidater, referent og dirigent i referatet

I referater fra afdelingsmøderne, som jo skal ligge offentligt tilgængelige, skal almindelige beboere som stiller forslag eller ytrer sig på mødet, omtales uden navn, men alene med vejnavn og husnummer/etage. Eksempel:

• ”beboeren i nr. 23, 2. th.”
• eller hvis der er flere veje i afdelingen ”beboeren på Gadevej nr. 23, 2. th.”.

På den måde undgår afdelingen at skulle administrere personoplysninger ved at skulle indsamle og fremadrettet kunne tilbagekalde samtykker fra de enkelte beboere.

Personer, der har valgt at påtage sig en særlig rolle på mødet (bestyrelse, kandidater, referent og dirigent) må dog gerne omtales med navn også, med mindre de aktivt frabeder sig dette. Eksempel:

• ”Allan fra nr. 23, 2. th.”.

Omtal ikke personer i referaterne på en nedgørende måde. Langt hen ad vejen handler det om sund fornuft og om at behandle hinanden ordentligt - også dem som vi er uenige med, eller som ikke behandler os ordentligt.

6. Underskrivning

Når referatet er udarbejdet skal det underskrives. Ved afdelingsmøder underskrives referatet af formanden og dirigenten.

Ved bestyrelsesmøder vælge afdelingen selv, om referatet skal skrives under.